Módulo 19 - Viagens de Negócios

Conteúdos:

• Planificação e preparação de uma viagem

Calendarização; Comunicações a estabelecer para obtenção de informações sobre a viagem; Determinação do itinerário; Os meios de transporte internacionais e no local de destino; Reservas de bilhetes para transporte e para hotéis; O recurso às agências de viagem; Documentação e procedimentos burocráticos; Passaportes, vistos, certificados de vacinas; Credenciais; Outros documentos (carta de condução, seguros, etc.); Aspectos financeiros; Moeda e câmbio; Cartões de crédito e cheques de viagem; Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de uma viagem

• Elaboração do dossier

Roteiro da viagem: locais, horários de partidas e chegadas, datas e horas de reuniões, encontros, eventos e identificação dos interlocutores; Dossiers específicos relativos aos assuntos a tratar; Documentos suplementares de carácter económico, turístico e cultural, contendo informações de ordem prática relativas ao país de destino; Lista de endereços e telefones úteis no local de destino; Outros documentos e materiais como, cartões de visita, papel timbrado e envelopes da organização, documentos/folhetos sobre a organização, brindes e ofertas diversas

• Acompanhamento e seguimento da viagem

Actuação e comunicação na ausência dos dirigentes; Delegação de competências; Instruções sobre assuntos em curso e sobre questões urgentes fora do âmbito das competências delegadas; A comunicação entre os dirigentes e a organização, no decurso da viagem

• Follow-up da viagem

Relatórios da viagem; Actualização de arquivos a partir da documentação chegada e dos assuntos tratados; Arquivo de outros documentos e materiais provenientes da viagem.

Objectivos:

• Identificar as principais espécies de deslocações profissionais e finalidade(s) respectiva(s).
• Determinar, para uma situação pré-estabelecida:

- a calendarização;

- os contactos a estabelecer;

- as alternativas de itinerários e de meios de transporte;

- o alojamento;

- o programa/agenda da deslocação.

• Preparar e constituir dossiers de trabalho destinados à viagem.
• Agir, de forma conveniente, na ausência do respectivo dirigente.
• Organizar as informações provenientes da viagem.