Módulo 20 - Organização de Eventos
www.youtube.com/watch?v=h5bj0y5QTks
(a importância de seguir o protocolo)
Conteúdo
• Tipos de eventos
Eventos ou acontecimentos sociais; Inaugurações, comemorações, manifestações artísticas; Salões, feiras e exposições; Promoções, certames
• Planificação e preparação/Elaboração de documentação
Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?); Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos; Lista de participantes; Convites formais e informais; Redacção de convites formais; Indicações que deve conter; Regras de protocolo aplicáveis
Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública
Princípios de ergonomia (iluminação, ruídos, mobiliário); Meios audiovisuais disponíveis; Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário; Visita à própria organização por parte de entidades externas;
Plano da visita; Contactos internos a estabelecer; Preparação de dossiers para os participantes; Refeições como complemento de eventos; Reserva de sala; Plano de ocupação de lugares; Definição de ementas; Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento; Apresentações, saudações e cumprimentos; Encaminhamento dos participantes; Alterações de última hora; Incidentes críticos; Atrasos e ausências; Contactos com estrangeiros; Contactos com prestadores de serviços nesta área; Empresas organizadoras de eventos; Alugueres de salas; Utilização de restaurantes e hotéis; Utilização de transportes públicos; Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização
• Follow-up
Recolha de excedentes de materiais distribuídos; Redacção de relatórios
Redacção de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social; Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento.
Competências
- Reconhecer a importância de que se revestem os vários tipos de eventos na actividade empresarial, bem como do papel que o profissional de secretariado desempenha na sua preparação, organização e acompanhamento.
- Conhecer as principais fases a observar na organização de um evento numa organização.
- Identificar os procedimentos da organização de eventos profissionais e sociais.
- Planear um evento, preparando os meios necessários que possibilitem a sua concretização.
- Aplicar as normas protocolares que facilitem as relações intra e extra organizacionais.
- Assessorar o evento, actuando eficazmente antes, durante e após a sua concretização.